Het ondertekenproces dat het tempo bepaalt
Een proces is zo snel als zijn traagste schakel. En in veel organisaties is dat de handtekening. Het proces loopt soepel, de klant is enthousiast, de offerte is akkoord… En dan moet er nog iemand tekenen. Vanaf dat moment begint het wachten. Mailtjes heen en weer, PDF’s in bijlagen, printen, scannen, vergeten bijlagen.
Zonde van de tijd, want de technologie om dit beter te doen ligt al voor het oprapen. Wij helpen organisaties om onder andere dat stuk van hun proces te versnellen. Met DocuSign als bewezen basis.
Waarom DocuSign het verschil maakt
DocuSign is wereldwijd marktleider in digitale ondertekening. Niet zomaar omdat het handig is, maar omdat het juridisch sluitend, veilig en efficiënt is.
- Volledig rechtsgeldig in de EU DocuSign voldoet aan de eIDAS-verordening en ondersteunt alle niveaus: van standaard tot geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen (QES).
- Veilig en gecertificeerd – onder andere ISO 27001 en SOC 2
- Mogelijkheid tot extra verificatie via iDIN, paspoort of telefoonnummer
- Integreerbaar met websites, portalen en CRM-systemen
Waar andere tools of systemen ophouden bij een digitale handtekening, gaat DocuSign verder. Je kunt identiteiten verifiëren, workflows automatiseren en alles direct laten terugvloeien in je eigen systeem. Voor organisaties die werken met contracten, overeenkomsten of verklaringen is dat niet zomaar handig, het is echt een gamechanger.
Een kandidaat die zijn arbeidscontract tekent? Meteen door naar HR. Een makelaar die een koopovereenkomst laat ondertekenen? Binnen een minuut rechtsgeldig vastgelegd. Een leverancier die akkoord moet geven op nieuwe voorwaarden? Eén klik, en het document staat veilig opgeslagen.
De koppeling: digitaal ondertekenen vanuit je eigen systeem
Wat DocuSign écht krachtig maakt, is dat het zich laat koppelen aan bestaande software. Of het nu gaat om een maatwerkportaal, een WordPress-website, of een intern systeem. Wij zorgen dat de ondertekening onderdeel wordt van je workflow.
Dat betekent:
- Documenten automatisch genereren op basis van klantdata
- Digitale ondertekenlinks versturen vanuit jullie eigen huisstijl
- Statusupdates en ondertekende documenten automatisch opslaan in jullie systeem
- Optioneel verificatie via bank, ID of telefoonnummer
Zo wordt de handtekening geen los moment meer om tegenaan te hikken, maar een logisch onderdeel van je proces.
Een voorbeeld uit de praktijk: Box Garage
Bij Box Garage werd het ondertekenen van documenten een remmende factor. Zij werken met afleverformulieren en garantiebewijzen. Alles ging handmatig. Printen, ondertekenen, scannen, terugmailen.
Samen met Box hebben we een portaal gebouwd waarin DocuSign volledig is geïntegreerd. De medewerker vanuit Box vult gegevens in, het systeem genereert automatisch de juiste PDF en DocuSign zorgt voor het rechtsgeldige ondertekenproces. Na ondertekening wordt het document automatisch opgeslagen bij de juiste klant. Geen losse bestanden, geen vergeten handtekeningen. Het resultaat: een tijdbesparing van ruim 52% en een proces dat altijd voldoet aan Europese regelgeving.
Efficiëntie die verder gaat dan een handtekening
Wat we vaak zien is dat de koppeling met DocuSign het beginpunt is. Vanaf daar denken we mee over de volgende stap: hoe kunnen we het héle proces slimmer maken?
Bijvoorbeeld:
- Automatisch contracten genereren zodra een klant akkoord geeft.
- E-mails of workflows starten na ondertekening.
- Documenten koppelen aan de juiste persoon in je CRM.
Zo bouw je niet zomaar een digitaal ondertekenproces, maar een volledige automatisering van je documentstroom. Met minder handwerk, minder fouten en vooral: meer rust in de organisatie.
Verificatie: zekerheid boven alles
Een handtekening is pas wat waard als je weet wie hem zet. Daarom ondersteunt DocuSign verschillende vormen van verificatie:
- Bankverificatie (iDIN) – inloggen via de bankapp
- Identiteitsbewijscontrole – upload van paspoort of ID
- Telefoonverificatie – code via sms
Voor sectoren waar zekerheid cruciaal is, zoals makelaars, advocaten, HR-afdelingen of leasingbedrijven is dat een enorme plus.
Het maakt digitale ondertekening niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder.
Waarom het beter is dan zelf bouwen
Technisch gezien kun je natuurlijk zelf iets bouwen. Een uploadveld hier, een handtekeningveld daar, maar dan blijft de vraag: is het rechtsgeldig? Is het veilig? En hoe bewijs je dat een handtekening écht gezet is? Dat is precies waarom wij kiezen voor DocuSign.
DocuSign is niet alleen marktleider, maar ook juridisch en technisch volledig gecertificeerd. Met certificeringen als ISO 27001, eIDAS en SOC 2 is dit allemaal op orde. Zo weten onze klanten zeker dat wat digitaal ondertekend wordt, ook écht rechtsgeldig is.
Conclusie: minder papier, meer proceskracht
De digitale handtekening is allang geen luxe extra meer. Het is de ruggengraat van moderne bedrijfsvoering. Met DocuSign zet je niet alleen sneller een handtekening, je zet een stap richting volledig geautomatiseerde workflows. Van ondertekenen tot archiveren, van verificatie tot compliance. En dat allemaal zonder gedoe, binnen je eigen systeem, en volledig volgens de Europese wetgeving.
Klaar voor de volgende stap?
Wil je weten wat een DocuSign-koppeling voor jouw organisatie kan betekenen? Of zoek je iemand die de techniek én het proces begrijpt? Wij helpen we je graag met het koppelen, integreren en optimaliseren van digitale handtekeningen binnen jouw organisatie.
